Lễ tân khách sạn là vị trí đặc biệt quan trọng trong khách sạn, đây là cầu nối giữa khách hàng và khách sạn. Họ là người trực tiếp nghe và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Khi tới khách sạn, không khó để bắt gặp những hình ảnh người lễ tân đang hướng dẫn khách mới tại quầy, tay cầm điện thoại lắng nghe yêu cầu của khách cũ, tay cầm bút ghi thông tin từ nhiều hướng mà vẫn phải tươi cười với mọi người. Vậy những công việc hằng ngày của lễ tân khách sạn là gì?
Những công việc hằng ngày của lễ tân khách sạn
Nhìn thì có vẻ rất nhẹ nhàng, nhưng công việc của một lễ tân khách sạn phải làm khá nhiều từ kiểm tra lại chất lượng phòng, làm thủ tục check in, trả lời các thắc mắc và yêu cầu của khách…
Công việc hằng ngày của lễ tân khách sạn có thể chia thành 4 giai đoạn như sau:
- Giai đoạn trước khi khách tới khách sạn.
- Giai đoạn khách tới và làm thủ tục nhận phòng.
- Giai đoạn khách lưu trú và sử dụng các dịch vụ của khách sạn.
- Giai đoạn khách làm thủ tục thanh toán, trả phòng và rời khách sạn
Với từng giai đoạn trong một quy trình phục vụ khách, bộ phận lễ tân đều đóng vai trò quan trọng. Tất cả các hoạt động của bộ phận lễ tân đều hướng vào việc giao dịch với khách, cung cấp dịch vụ và làm thủ tục thanh toán với khách hàng.
Trước khi khách tới khách sạn
Đây là giai đoạn khách lựa chọn khách sạn để lưu trú và đặt buồng trước. Việc lựa chọn khách sạn của khách bắt nguồn từ nhiều yếu tố như thông tin quản cáo của khách sạn, lời giới thiệu của bạn bè, người thân, vị trí, uy tín và giá của khách sạn, ấn tượng tốt đẹp từ những lần nghỉ trước… Có đôi lúc việc quyết định chọn khách sạn của khách hàng là vì sự thuận tiện cho công việc, hay sự thuận tiện trong việc đặt phòng, sự miêu tả hấp dẫn của khách sạn, trang thiết bị, giá phòng có sức thuyết phục của nhân viên đặt phòng. Cũng có nhiều trường hợp, khách hàng chọn khách sạn đơn giản vì khách hàng thích thái độ, phong cách khả năng về chuyên môn và giao tiếp của nhân viên đặt phòng.
Muốn gây được ấn tượng ban đầu tốt đẹp cho khách, lễ tân khách sạn phải có khả năng ứng xử nhanh, đáp ứng chính xác các yêu cầu của khách và cần có kỹ năng giao tiếp, bán hàng tốt.
Khi khách tới khách sạn
Công việc của lễ tân khách sạn trong giai đoạn này gồm: Đón tiếp, làm thủ tục check in và cung cấp thông tin cho khách. Khi khách tới khách sạn sẽ hình thành mối quan hệ kinh doanh giữa khách và khách sạn thông qua bộ phận lễ tân.
Lễ tân khách sạn phải làm một số công việc chuẩn bị trước khi khách tới đối với khách đã đặt phòng trước. Nhân viên lễ tân dựa vào các thông tin từ phiếu đặt phòng như: số lượng phòng, loại phòng, thời gian lưu trú, các yêu cầu đặc biệt về vị trí của phòng, trang thiết bị phụ trợ để chuẩn bị hồ sơ đăng ký trước và phân buồng cho khách, việc chuẩn bị hồ sơ trước cho khách càng tốt thì việc đăng ký của khách càng nhanh và chính xác.
Lễ tân khách sạn phải giới thiệu đầy đủ và hấp dẫn các dịch vụ của khách sạn với khách hàng nhằm bán đựơc nhiều sản phẩm cho khách sạn.
Sau khi đã làm thủ tục check in cho khách xong lễ tân khách sạn chuyển phiếu đăng ký của khách sang cho nhân viên thu ngân chuẩn bị hồ sơ thanh toán cho khách.
Thời gian khách lưu trú trong khách sạn
Trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn, bộ phận lễ tân đóng vai trò đặc biệt quan trọng, sẽ đại diện cho khách sạn trực tiếp tiếp xúc, phục vụ khách. Lễ tân khách sạn chịu trách nhiệm phối hợp với các bộ phận khác của khách sạn để phục vụ và thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách.
Trong giai đoạn này, nhiệm vụ chính của lễ tân chính là làm hài lòng khách hàng để khách tiếp tục quay trở lại khách sạn hoặc giới thiệu với bạn bè, người thân tạo ra nguồn khách tiềm năng cho khách sạn.
Khách thanh toán, trả phòng và rời khách sạn
Trong giai đoạn này, nhân viên thu ngân chịu trách nhiệm chính khi làm thủ tục thanh toán cho khách, chuyển hóa đơn thanh toán cho khách, nhận lại chìa khóa phòng và lưu hồ sơ khách. Để công việc thanh toán nhanh chóng và chính xác, nhân viên thu ngân phải cập nhật chính xác các khoản thu chi hàng ngày của khách và chuẩn bị hồ sơ thanh toán. Nếu khâu chuẩn bị hồ sơ thanh toán tốt sẽ rút ngắn thời gian chờ đợi của khách, làm hài lòng khách và khuyến khích khách quay trở lại khách sạn trong tương lai.
Phần công việc cuối cùng của lễ tân khách sạn là:
- Hỏi ý kiến khách hàng về chất lượng dịch vụ của khách sạn
- Giúp khách tìm phương tiện (nếu cần).
- Chào khách, chúc khách đi may mắn và hẹn gặp lại.
Trên đây là những công việc mà một lễ tân khách sạn phải làm mỗi ngày. Nghe qua thì có vẻ như đơn giản nhưng thực tế những công việc này không phải ai cũng làm được. Vì thế, nếu muốn làm lễ tân khách sạn bạn cần phải được đào tạo một cách bài bản từ trường lớp. Và việc lễ tân khách sạn được học những gì? học ở đâu? thì lại là câu hỏi cần bạn đi tìm câu trả lời. Chúc bạn may mắn!
Không Tìm Được Trường.☞ Mọi thông tin vui lòng liên hệ :
Trường Cao đẳng Công nghệ và Thương mại Hà Nội
♦Trụ sở chính
Tân Lập – Đan Phượng – Hà Nội
Điện thoại | 024.3362.8666
Hotline | 0928.88.99.00 | 0945.88.99.00 | 0996.88.99.00
♦Cơ sở 2: Hồ Tùng Mậu
Địa chỉ: Phòng 102 nhà B số 200 Hồ Tùng Mậu, Mai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội (Đối diện ĐH Thương Mại)
Điện thoại | 024.3767.9555
Hotline |0964.505.509
Email: info@htt.edu.vn
✎ Fanpage chính thức| https://www.facebook.com/htt.edu.vn/
