Nếu bạn là một nhân viên Lễ tân khách sạn, hẳn sẽ biết đến thuật ngữ GIT? Nhưng bạn đã nắm rõ các bước cơ bản của quy trình check-in GIT. Trong bài viết này, chúng ta sẽ nói đến quy trình chuẩn khi check-in khách đoàn (GIT), hy vọng sẽ giúp những bạn chưa nghe đến quy trình này sẽ biết đến và với những ai đã biết đến rồi thì sẽ hiểu rõ hơn về quy trình này.
Khái niệm GIT
GIT là thuật ngữ thường gặp trong du lịch nói đến một đối tượng khách nhất định, GIT là viết tắt của từ Group Inclusive Tour, tức loại hình đặt tour du lịch theo đoàn. Trong bài viết này, GIT có thể hiểu là khách du lịch theo đoàn.
Quy trình chuẩn mà Lễ tân khách sạn cần biết khi check-in khách đoàn
Trước khi đoàn đến (Pre-arrival)
Trước khi đoàn đến, nhân viên Lễ tân khách sạn sẽ tiếp nhận hồ sơ đặt phòng từ đoàn, tìm hiểu và chuẩn bị đầy đủ thông tin chi tiết theo yêu cầu của khách đoàn. Sau đó, dùng phần mềm quản lý khách sạn để kiểm tra tình trạng phòng tại khách sạn từ đó sẽ biết còn bao nhiêu phòng trống, vị trí phòng trống và nhóm phòng có phù hợp với khách đoàn không? Trong quá trình này, Lễ tân khách sạn cần lưu ý về những yêu cầu đặc biệt của khách đoàn như phòng VIP, phòng không hút thuốc, phòng tầng cao, loại gường đặc biệt, phương thức thanh toán,..
Lễ tân khách sạn cần thông báo những thông tin cần thiết về đoàn với các bộ phận khác trong khách sạn như bộ phận Buồng, Nhà hàng, Bell, bảo vệ,… để có sự phối hợp tốt nhất làm hài lòng khách đoàn.
Các bước để chuẩn bị phòng:
Kiểm tra tình trạng phòng trên sơ đồ phòng khách của khách sạn
Kiểm tra thời gian check-in/check-out của đoàn khách tại khách sạn
Kiểm tra tình trạng phòng của khách sạn: occupancy/ availabitily/ room block
Chỉ định nơi tập trung cho đoàn, chuẩn bị khu vực check-in cho đoàn tại khách sạn
Chuẩn bị nước uống (welcome drink) và khăn lạnh (cold towels) cho đoàn khách khi đến khách sạn
Phân phòng, chuẩn bị phiếu nhận phòng, chìa khóa phòng, danh sách khách đoàn, bản đồ, hotel name card, danh sách các sự kiện của đoàn (group even order),hỗ trợ gọi phương tiện đi lại nếu khách đoàn cần…; và thông báo bộ phận buồng phòng để phối hợp thực hiện công việc.
Thông báo giờ đoàn khách đến cho bộ phận bảo vệ, buồng phòng; thông báo loại xe để chuẩn bị hỗ trợ đón khách (nếu có) và xe vận chuyển hành lý.
Chuẩn bị các hồ sơ, giấy tờ liên quan đến thủ tục check-in cho khách đoàn; sắp xếp hồ sơ khách đoàn mạch lạc và theo giờ check-in.
Để tiện nhất và tốt nhất thì khách sạn nên phối hợp với các công ty du lịch để có danh sách đoàn và chủ động xếp phòng trước khi khách đến. Lấy số điện thoại của người hướng dẫn viên trong đoàn khách để biết được chính xác giờ đoàn sẽ check-in.
Khi đoàn đến (Arrial)
Trường hợp tất cả phòng đã sẵn sàng:
Chào đoàn khách/tour leader (trưởng đoàn)/guide (Hướng dẫn viên), báo bộ phận phục vụ tại phòng (In-Room Dining Service) phục vụ nước uống (welcome drink)
Hướng dẫn khách đoàn đến khu vực check-in khách đoàn đã được chuẩn bị trước
Làm việc với trưởng đoàn/guide về danh sách và số lượng thực của khách đoàn, phương thức thanh toán (đã thỏa thuận)
Thảo luận các chi tiết trên danh sách sự kiện của đoàn
Thu nhận giấy tờ tùy thân (Chứng minh nhân dân/passport) của khách đoàn và yêu cầu trưởng đoàn đại diện ký tên trên các biểu mẫu check-in
Thông tin và đề nghị trưởng đoàn thông báo cho các thành viên trong đoàn về các chính sách ưu đãi, các quy định và các dịch vụ có trong khách sạn, về cách gọi điện thoại giữa các phòng và với bộ phận lễ tân, thanh toán minibar, các dịch vụ khác của khách sạn để “up selling”
Đưa chìa khóa phòng, bản đồ, hotel name card cho trưởng đoàn
Thông báo nơi ăn sáng cho trưởng đoàn và hướng dẫn khách đoàn đến thang máy; phối hợp với các bộ phận liên quan đưa khách đến phòng được phân, giao trả hành lý cho khách đoàn
Cập nhật các thông tin và check-in khách đoàn vào hệ thống quản lý của khách sạn trên máy tính
Copy danh sách khách đoàn, xác nhận order khách đoàn cho các bộ phận liên quan của khách sạn
Cất giữ hoặc trả lại giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân/passport) cho khách.
Với trường hợp chưa có phòng sẵn (do khách chưa trả phòng/ khách trả phòng muộn/ phòng trong tình trạng khác)
Các quy trình thủ tục đăng ký nhận phòng vẫn làm như trên
Hỗ trợ và hướng dẫn khách sắp xếp hành lý, mời khách dừng nước (welcome drink) trong thời gian khách phải chờ phòng.
Thân thiện, khéo léo giao tiếp hiệu quả với khách; thông báo thời điểm có thể nhận phòng với khách Hoàn thành các bước còn lại khi phòng đã sẵn sàng phục vụ khách.
Có một điểm cần lưu ý trong quá trình đón tiếp và làm thủ tục nhận khách sạn cho khách đoàn là tùy vào mức độ quan trọng của đoàn khách mà giám đốc khách sạn hay trưởng Lễ tân khách sạn, các trợ lý giảm đốc hoặc nhân viên bộ phận quan hệ khách hàng, nhân viên lễ tân thực hiện công việc chào đón khách tại của ra vào của khách sạn.
Lễ tân khách sạn quả khoog hề đơn giản như nhiều người vẫn nghĩ, nó là cả một quá trình và cần phải có sự phối hợp ăn ý với nhiều bộ phận khác của khách sạn. Vậy nên muốn làm Lễ tân khách sạn giỏi, bạn cần phải hội tụ đầy đủ mọi tố chất từ ngoại hình đến kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm làm việc… Nếu bạn muốn biết để trở thành Lễ tân nhà hàng – khách sạn cần những tố chất gì thì có thể tham khảo thêm ở các bài viết trước nhé.
Không Tìm Được Trường.☞ Mọi thông tin vui lòng liên hệ :
Trường Cao đẳng Công nghệ và Thương mại Hà Nội
♦Trụ sở chính
Tân Lập – Đan Phượng – Hà Nội
Điện thoại | 024.3362.8666
Hotline | 0928.88.99.00 | 0945.88.99.00 | 0996.88.99.00
♦Cơ sở 2: Hồ Tùng Mậu
Địa chỉ: Phòng 102 nhà B số 200 Hồ Tùng Mậu, Mai Dịch, Cầu Giấy, Hà Nội (Đối diện ĐH Thương Mại)
Điện thoại | 024.3767.9555
Hotline |0964.505.509
Email: info@htt.edu.vn
✎ Fanpage chính thức| https://www.facebook.com/htt.edu.vn/
