Đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh và có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả kinh doanh của kinh doanh, bộ phận lễ tân khách sạn luôn được xem là bộ mặt của một khách sạn.Thông qua bộ phận này, khách hàng có thể thấy sự chuyên nghiệp, chất lượng dịch vụ của khách sạn đó. Vậy vai trò của bộ phận Lễ tân khách sạn là gì? Bộ phận Lễ tân khách sạn cơ cấu như thế nào? Cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Tầm quan trọng của bộ phận lễ tân khách sạn
Khi đặt chân vào bất kỳ một khách sạn nào, nơi đầu tiên khách hàng tìm đến là bộ phận lễ tân khách sạn. Và khi ra về, đây cũng là nơi để khách hàng check out và hoàn thành các thủ tục. Do đó, nhân viên lễ tân cần tạo những ấn tượng đầu tiên và sau cùng thật tốt với khách lưu trú. Lễ tân càng chuyên nghiệp thì càng “ghi điểm” trong lòng khách hàng và khiến họ muốn quay trở lại thì khách sạn càng có lợi.
Một khách sạn có thể hoạt động trơn tru là nhờ sự phối hợp ăn ý của nhiều bộ phận khác nhau như Bar, Buồng phòng, Bếp… Trong đó, bộ phận lễ tân khách sạn được ví như là “trung tâm thần kinh” của khách sạn, bởi bộ phận này sẽ tiếp nhận và giải quyết mọi thông tin từ khách hàng. Cụ thể, bộ phận lễ tân khách sạn có những vai trò như sau:
- Cung cấp thông tin, giới thiệu và tư vấn cho khách hàng về các dịch vụ của khách sạn
- Tiếp nhận và giải quyết kịp thời những khiếu nại, yêu cầu của khách, mang đến sự hài lòng cho khách hàng
- Nhận đặt phòng và bố trí phòng cho khách hàng
- Phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo phục vụ, đáp ứng mọi yêu cầu của khách trong thời gian khách lưu trú tại khách sạn.
- Làm các thủ tục check in, check out, thanh toán tiền cho khách khi khách đến và đi.
- Cùng tham gia vào công tác Marketing của khách sạn.
Trong số các bộ phận của khách sạn thì bộ phận lễ tân khách sạn và bộ phận buồng phòng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Bộ phận lễ tân sẽ thông báo phòng khách check in, check out để bộ phận buồng phòng có kế hoạch dọn phòng. Ngược lại, bộ phận lễ tân khách sạn chỉ có thể xếp phòng cho khách khi nhận thông báo phòng đã được dọn sạch, kiểm tra và sẵn sàng cho thuê từ bộ phận buồng phòng.
Cơ cấu của bộ phận lễ tân khách sạn như thế nào?
Đối với các khách sạn lớn, lễ tân khách sạn được chia thành nhiều bộ phận nhỏ, mỗi bộ phận sẽ đảm nhiệm các mảng công việc khác nhau, nhưng thường có 5 bộ phận nhỏ là:
Bộ phận đặt phòng: Tiếp nhận các yêu cầu đặt phòng và cung cấp kịp thời thông tin về các loại phòng của khách sạn cho các đại lý du lịch, các trung tâm đặt phòng. Kết hợp với bộ phận Marketing để bán phòng, tối đa hóa công suất sử dụng phòng của khách sạn
Tiếp nhận các yêu cầu đặt phòng và thông tin kịp thời về các loại phòng của khách sạn cho các đại lý du lịch, các trung tâm đặt phòng. Kết hợp bộ phận marketing để bán phòng, tối đa hoá công suất sử dụng phòng.
Bộ phận đón tiếp: Thực hiện các công việc trong khâu chào đón khách, xác nhận tình trạng đặt phòng của khách, xác định thời gian lưu trú của khách, thuyết phục khách hàng thuê phòng và giới thiệu tới khách hàng các dịch vụ của khách sạn.
Bộ phận thu ngân: Thực hiện thanh toán tiền cho các dịch vụ mà khách đã sử dụng trong thời gian lưu trú tại khách sạn
Bộ phận tổng đài: Tiếp nhận các thông tin đặt phòng, giải quyết các phàn nàn, khiếu nại của khách hàng qua điện thoại, thực hiện các cuộc gọi kết nối đến khách hàng và đối tác.
Bộ phận giao tiếp khách hàng: Thực hiện việc chăm sóc khách hàng và xây dựng mối quan hệ với khách…
Đối với những khách sạn vừa và nhỏ, số lượng nhân viên không nhiều nên nhân viên lễ tân có thể sẽ phải đảm nhận nhiều công việc của nhiều bộ phận khác nhau.
Qua những thông tin bài viết vừa cung cấp, tin rằng bạn đã phần nào hiểu rõ hơn về bộ phận lễ tân khách sạn, biết được tầm quan trọng của bộ phận này trong bộ máy hoạt động của khách sạn. Nếu bạn có ý định làm việc trong bộ phận lễ tân khách sạn thì ngay từ bây giờ hãy tìm kiếm cho mình một khóa học nghiệp vụ lễ tân nhà hàng – khách sạn tại các trường uy tín để được đào tạo một cách bài bản cả về kiến thức và kỹ năng. Hy vọng trong tương lai bạn sẽ là một nhân viên Lễ tân nhà hàng – khách sạn xuất sắc, chúc bạn thành công!
ĐĂNG KÝ THÔNG TIN TƯ VẤN TẠI ĐÂY
Không Tìm Được Trường.☞ Mọi thông tin vui lòng liên hệ :
Trường Cao đẳng Công nghệ và Thương mại Hà Nội
* Địa chỉ: Số 252 Đường Hạ Hội, Tân Lập, Đan Phượng, Hà Nội. ĐT: 024.33.62.8666 – Hotline: 0928.88.99.00
VP Tuyển sinh Hồ Tùng Mậu.
* Địa chỉ: P.102, Nhà B, Số 128A, Hồ Tùng Mậu, Mai dịch, Cầu giấy, Hà Nộị. ĐT 024.3767.9555 – Hotline: 0964.505.509
VP Tuyển sinh số 3 Chùa Láng.
* Địa chỉ: P.107, Nhà D, Số 3 Chùa Láng, Đống Đa, Hà Nội. ĐT 024.3647.4666 – Hotline: 0928.88.99.00
✎ Email: info@htt.edu.vn
✎ Fanpage chính thức| https://www.facebook.com/htt.edu.vn/
